Assistant(e) de direction polyvalent(e) à Paris

Archipel recherche un(e) assistant(e) de direction polyvalent(e) à Paris, minimum cinq ans d’expérience en cabinet d’avocats.

Poste à pourvoir immédiatement

Descriptif du poste :

• Organisation, mise à jour et tenue des dossiers administratifs ;
• Gestion des approvisionnements en fournitures et consommables ; suivi des commandes de cartes de visite, cartes de vœux (papier/électronique), papier à entête etc. ;
• Assistance à la tenue de la comptabilité courante (livre de banque et de caisse, règlements fournisseurs, tenue de la comptabilité courante) ;
• Gestion des notes de frais ;
• Élaboration des factures, suivi et relances ; tenue du tableau de facturation ;
• Classement des dossiers administratifs (papier et informatique) ; archivage des dossiers clients (papier et informatique) ;
• Assistance au secrétariat juridique ; assistance à la préparation des dossiers de plaidoirie ; mise en forme des documents et courriers ; suivi et utilisation du RPVA (e-barreau, e-carpa) ;
• Gestion du parc informatique et téléphonie ; suivi des incidents informatiques, téléphonie et photocopieur et lien avec les prestataires extérieurs concernés ; suivi des logiciels installés et de leur renouvellement ;
• Organisation et planification des rendez-vous, des déplacements en France et à l’étranger, des réunions, des séminaires, des formations professionnelles ; des événements entreprise ;
• Gestion de l’agenda de la Direction ;
• Gestion du courrier entrant et sortant ; réception et distribution, affranchissement et dépôt à la poste ; suivi des courriers recommandés, DHL, Chronopost, coursiers ;
• Recherches ponctuelles de fournisseurs, préparation d’un budget, demandes et comparaisons de devis ;
• Gestion du Standard téléphonique (renseignement, transmission/redirection des appels) ;
• Réception et accueil physique des clients ; préparation de la salle de réunion ;
• Assistance à l’entretien des locaux et des plantes.

Ces tâches sont réalisées sous l’autorité de notre Office manager.

Compétences requises :

• Excellente expression orale et rédactionnelle
• Maîtrise de la communication en anglais obligatoire
• Maîtrise des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique)
• Bonne maîtrise de l’outil informatique
• Parfaite maîtrise du pack Office (notamment les fonctions avancées de Word et d’Excel)
• Maîtrise des logiciels de facturation
• Notions en comptabilité courante d’une entreprise
• Connaissance du langage juridique propre au cabinet d’avocats

 

Qualités requises :

• Rigueur et méthode
• Forte capacité d’organisation
• Capacité à travailler en autonomie tout en sachant rendre compte de son travail
• Polyvalence
• Bonne présentation

Formation souhaitée :

BAC+2 Droit, ou assistance de direction, ou issu(e) du cycle ESAS/ENADEP

Type de contrat :

CDI temps plein, 39h/semaine ; 

Lundi au jeudi : 9h45/13h et 14h/18h45, vendredi : 9h45/13h et 14h/17h45 (horaires indicatifs)

Rémunération :

Selon profil et expérience

Contact :

Email : paris@archipel.law

L'annonce est rédigée par le cabinet recruteur.