Secrétaire juridique - temps partiel - Caen (14)

OFFRE EMPLOI CDI TEMPS PARTIEL SECRÉTAIRE/ASSISTANT(E) JURIDIQUE MISSION : Effectuer toutes les tâches inhérentes à la fonction de secrétariat d’un cabinet d’avocats avec méthode, discernement, rigueur et en respectant les règles de confidentialité CONNAISSANCES : Maîtrise des techniques de secrétariat et de l’utilisation des logiciels de bureautique, Maîtrise du RPVA, Maîtrise des techniques d’accueil et de communication, LIAISONS : Internes : avec les avocats et le personnel en relation avec son domaine d’activité, échanger des informations et renseigner ; Externes : avec les intervenants liés à son domaine d’activité, échanger des informations et renseigner. DIMENSIONS : Les engagements liés à ses responsabilités sont exprimés dans les activités décrites. ACTIVITÉS : Sans que cette liste ne soit exhaustive puisque toutes les tâches correspondant à sa qualification de secrétaire – assistant(e) juridique pourront être confiées, les principales activités seront les suivantes : - Dactylographie et met en forme des actes juridiques (courriers, assignations, requêtes, mémoires, tableaux…) principalement à l’aide d’un traitement de texte ; - Assure la distribution du courrier aux associés concernés, le classement du courrier, des actes de procédures, des pièces et des dossiers selon les instructions des associés ; - Assure le classement, le rangement et l’archivage des dossiers, - Gère et classe ses fichiers électroniques sur micro-informatique, - Gère et imprime les courriers électroniques des avocats en fonction de leurs instructions, assure le classement informatique des courriers électroniques, - Trie, photocopie, scanne des documents, - Imprime et gère les transmissions et réceptions par le RPVA sous le contrôle d’un avocat ; - Tient un échéancier des dossiers relatifs à ses activités, gère les relances éventuelles, vérifie la cohérence et la mise à jour des informations nécessaires au suivi des dossiers dont il a la charge ; - Suit les délais à respecter dans les procédures en cours et alerte des associés concernés selon un retroplanning fixé ; - Assure la gestion du standard téléphonique selon les instructions données par chaque associé (filtre les communications, transfert les appels ou prise des messages et diffusion immédiate de l’information par courriel ou message WhatsApp aux associés concernés) ; - Assure l’accueil physique de la clientèle et des prestataires extérieurs ; - Gère les commandes et les stocks de fournitures courantes du cabinet (papier, agrafes, cartouches d’encre, enveloppes, timbres, eaux, produits d’entretiens etc…) ; - Affranchissement du courrier, envoi des courriers, relevés des cases Palais, petites courses dans l’intérêt du cabinet. - Recherche certaines informations afin de compléter les dossiers en cours (infogreffe, fiches de renseignements clients etc…) ; - Prépare les dossiers de plaidoiries selon les instructions des associés (recherches simples des jurisprudences et articles cités sur légifrance) ; - Organise matériellement les réunions par visio ou audio-conférence à la demande des associés ; - Réserve les titres de transports, les hôtels et éventuelles salles de réunion à la demande des associés ; - Calcule mensuellement par avocat le total des justificatifs des notes de frais remis ; - Gère les éventuels problèmes techniques (téléphonie, photocopieur, standard téléphonique) en prenant contact sans délai avec les fournisseurs habituels du cabinet, L’ensemble de ces activités s’effectue dans le cadre du respect des procédures en place et sous le contrôle des associés du cabinet. STATUT : Employé, niveau 3, coefficient à déterminer en fonction de l’expérience DURÉE HEBDOMADAIRE DE TRAVAIL : 25H réparties du lundi au vendredi (9H -12H ; 14H -16H) ou réparties avec la possibilité d’avoir une demi-journée de libre le mercredi Heures complémentaires : possibles dans la limite de 8H par semaine. LIEU DE TRAVAIL : CAEN (14000) PERIODE D’ESSAI : 2 mois renouvelable 1 fois pour une période de 2 mois après accord des parties DIVERS : 13ème mois, Mutuelle (Generalli) et Prévoyance (CREPA) Date de prise de poste : 22 mars 2021 *** Envoi des candidatures par la voie électronique uniquement à l’adresse suivante : recrutement@apollinaire-avocats.eu L'annonce est rédigée par le cabinet recruteur.